15
jun
2020
video conferencing

Video conferencing als een pro: 7 essentiële to do’s

Video conferencing wordt meer en meer een standaard praktijk in verschillende organisaties. Door de corona-crisis werden we verplicht om massaal van thuis uit te werken, en veel vergaderingen werden vervangen door een digitale variant. Maar ook nu het normale leven beetje bij beetje terugkomt, blijft video conferencing een gangbare praktijk. Indien dit goed wordt aangepakt, kan een digitale vergadering veel tijd besparen, en mensen toelaten om geen onnodige verplaatsingen te maken. En hoewel de fysieke vergadering zeker nog zijn waarde heeft, is het volgens mij goed dat deze mentaliteitsverandering heeft plaatsgevonden.

Om op een goede manier aan video conferencing te doen, is het belangrijk dat je rekening houdt met een aantal zaken. Ik geef X tips mee, die je volgende video conference call op een hoger niveau zullen tillen.

1. Kies de juiste tool

Voor je een conference call inplant, doe je er goed aan om na te denken over de gebruikte tool. Als je in het verleden veel problemen ondervond met een bepaalde tool, is het beter om meteen een andere tool voor te stellen aan je gesprekspartner. Zelf heb ik bijvoorbeeld problemen met Skype for Business. Iedere vergadering start ermee dat ik mijn gesprekspartner niet kan opbellen, we kostbare tijd verliezen, en ik uiteindelijk moet overschakelen op mijn privé skypeadres, of een andere tool. Daarom stel ik tegenwoordig meteen een alternatief voor. Dit klinkt logisch en banaal, maar technische problemen zijn nog steeds een hele grote bron van tijdsverlies tijdens een conference call.

Houdt ook rekening met de privacy beleid van de gebruikte software. Zo is Zoom een heel fijne tool, maar is het privacy beleid redelijk problematisch. Verschillende instellingen verbieden het downloaden van Zoom. Wat als je toch een Zoom-uitnodiging krijgt? Dan kan je via de web browser toch deelnemen. Let er op dat je geen gevoelige informatie achterlaat in de chat, zoals telefoonnummers, mailadressen of betaalinformatie.

Goede software voor video conferencing is:

  • MS Teams: dit is de officiële opvolger voor Skype for Business, en mijn ervaring is tot nu toe erg positief.
  • Bongo Virtual Classroom: deze software is vooral handig voor online lesgeven, of grotere groepsgesprekken.
  • StarLeaf: deze software bootst zo goed mogelijk de klassieke vergaderzaal na, bijvoorbeeld door rekening te houden met de inrichting.

2. Maak jezelf kenbaar

Als je gebruik maakt van geïnstalleerde software, komt je volledige naam er meestal automatisch op. Neem je echter deel in een webbrowser, zorg er dan voor dat je jezelf kenbaar maakt. Typ je volledige naam, en voeg eventueel een profielfoto toe. Als je de camera uitzet, zien mensen zo nog steeds wie je bent. Dit is vooral belangrijk als je vergadert met mensen die je minder goed kent.

Af en toe gebeurt het dat ik vergader met een groep waarin sommige mensen hun naam niet hebben opgegeven. Dan lees ik bijvoorbeeld ‘iPad’, of ‘hmmxls523’ als gebruikersnaam. Je begrijpt dat dit voor verwarring kan zorgen.

3. Gebruik de mute-knop

De mute-knop is je vriend. Hoe groter de groep is waarmee je vergadert, hoe belangrijker het gebruik van de mute-knop wordt. Mute de micro telkens je niet aan het woord bent. Zeker als je een luid toetsenbord hebt, of kinderen of huisdieren hebt rondlopen in de buurt, is het belangrijk om het geluid vanuit jouw kamer niet de ether in te sturen. Je vermijdt op die manier ook een onaangename echo bij je gesprekspartners. Vergeet evenwel de mute-knop niet te deactiveren als je weer aan het woord bent.

4. Gebruik een systeem om het woord te vragen bij grote groepen

Het wordt al snel een onoverzichtelijke boel als iedereen gewoon gaat praten. Als je met groepen van meer dan tien personen overlegt, raad ik aan om een systeem te gebruiken om het woord te vragen. Stel een gespreksmoderator aan die personen het woord geeft. Sommige video conference systemen hebben een handje dat je kan opsteken. Een andere methode is om in de chat het woord ‘micro’ te typen, om het woord te vragen.

5. Gebruik de chat-functie

Hierboven haalde ik al aan dat de chat-functie handig kan zijn om het woord te vragen. Maar je kan de chat-functie ook op andere manier goed gebruiken. Omdat een online vergadering erg gestructureerd moet verlopen om niet in het honderd te lopen, valt al snel een stuk van de sfeer weg. Gebruik de chat-functie daarom voor snelle ludieke comments, om linkjes te delen, of om GIFs in te plaatsen. Op deze manier stoor je de spreker niet, en kan je toch een echtere sfeer nabootsen.

6. Let op de achtergrond

Neem even de tijd om na te denken over je achtergrond. Ga je voor een witte muur zitten? Dat is een veilige optie, maar een tikkeltje onpersoonlijk. Ga je voor een goed gevulde boekenkast zitten? Dat oogt indrukwekkend en geleerd, maar kan voor sommige mensen intimiderend overkomen. Ga je in de keuken zitten, met de afwas van gisteravond prominent in beeld? Authentiek, maar misschien minder professioneel. Elke keuze heeft zijn voor- en nadelen. Denk aan wat je wilt uitstralen. Dit kan verschillend zijn per vergadering.

Zelf kies ik een hoekje in mijn woonkamer met een foto als aan de muur als achtergrond. Neutraal, maar toch niet helemaal onpersoonlijk. Sommige tools laten ook toe om digitaal je achtergrond te kiezen. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om je achtergrond te vervagen (vooral handig bij een rommelig huis), maar je kan ook de gekste achtergronden selecteren. Houd er wel rekening mee dat dit voor (onnodige?) hilariteit en afleiding kan zorgen.

7. Houd rekening met kledij en make-up

Het is heel verleidelijk om je gewone kledij waarmee je thuis rondloopt aan te houden bij video conferencing. Het is nochtans verstandig om dit niet te doen. Alstublieft, houd wel te allen prijze kledij aan. Je zou de eerste niet zijn die denkt dat deftige bovenkledij voldoende is, en vervolgens verstrooid rechtstaat met alleen nog een onderbroek aan.

Ik raad wel aan om goed na te denken over wat je draagt tijdens een video conferentie. Dit klinkt misschien in eerste instantie minder belangrijk, maar maakt wel degelijk een verschil uit. Je professionele uitstraling wordt gereduceerd tot een rechthoekje dat praat. Zorg er dan voor dat dit rechthoekje op zijn minst goed tot zijn recht komt. Het hangt natuurlijk af van met wie je een overleg hebt, maar over het algemeen is het een goede regel om altijd iets extra te doen boven op je ‘gewone’ outfit voor een video conferentie.

Iets extra kan concreet het volgende betekenen: een blazer, een sjaaltje, een mooi paar opvallende oorbellen, een halsketting, lippenstift,… Het gaat erom dat je de moeite genomen hebt om iets extra’s te doen voor je gesprek. Iets wat je niet zou dragen als je gewoon wat van plan bent om te bankhangen.

Zelf kies ik vaak voor een blazer om boven mijn blouse (of zelfs boven een deftig t-shirt) te dragen. Ook kies ik iets vaker voor een kleurtje op mijn lippen, dan ik zou doen voor een fysieke vergadering.

Nu we toch bij het onderwerp make-up gekomen zijn: durf gerust je make-up wat sterker aan te zetten! Op video wordt alles veel meer afgevlakt, en is make-up veel minder zichtbaar. Zelf durf ik nogal stevig met de blush-kwast aan de slag te gaan voor een video conference call. In real life heb ik dan een vrij opvallende blos die zich uitspreidt over mijn jukbeenderen, tot hilariteit van mijn echtgenoot. Maar op video ziet het eruit alsof ik een hele subtiele gezonde gloed over me heb. Voilà, dan is mijn doel bereikt. Naast blush is ook lippenstift en eyeliner een goed idee. Doe vooral waar je je goed bij voelt, en test eventueel op voorhand eens uit om het effect op video te zien.

Heb je zelf nog niet te missen tips voor video conferencing? Laat het dan zeker weten in een reactie!

Lees ook: Efficiënt thuiswerken: 6 onmisbare tips die je productiviteit doen pieken

video conferencing

Photo by Chris Montgomery on Unsplash

You may also like

Visitekaartjes
Pro-tips voor het optimaal gebruiken van je visitekaartje
Hoe leuke kerstcadeau's vinden
Kerstinkopen doen: 3 tips die je geweldige cadeautjes doen vinden
IKEA tips
9 tips om alles uit je IKEA-bezoek te halen
Winterdip Lichttherapie
Een herfst-of winterdipje? Met een daglichtlamp krijg je geen last van die sombere stemming
Voor Publiek Spreken
Voor publiek spreken: word je zenuwen de baas met deze simpele truc
Louis Vuitton kopen
Wat je absoluut moet weten voor je een Louis Vuitton koopt

Leave a Reply

CommentLuv badge

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.