Een opgeruimd hoofd en een opgeruimde werkplaats | 7 doeltreffende strategieën

Ik sta niet bekend als de meest nette en georganiseerde werker. De blogpost over mijn wanordelijke bureau is daar een bewijs van. De prijs voor meest opgeruimde bureau zal ik bijgevolg nooit winnen, de trein missen doordat ik me realiseer dat ik mijn ontbijt nog niet genuttigd heb, is voor mij al lang geen vreemd scenario meer, en soms schuif ik kleine administratieve taakjes wel eens voor mij uit.

Lees ook: wat moet je doen als je de trein mist

Maar vergis je niet, want onder die schijnbare chaos schuilt er toch een systeem. Jawel, er is orde in de chaos! Een harde deadline mis ik zelden (daar moet al rampspoed mee gemoeid zijn), mijn financiën zijn op orde, en ik weet perfect hoe en wanneer ik mijn taken moet uitvoeren om mijn grote projecten succesvol af te ronden.

Zowel mijn hoofd als mijn werkplaats zijn figuurlijk opgeruimd. Voor een buitenstaander mag ik dan soms ongeorganiseerd overkomen, en op mijn werkplaats kunnen er lekkernijen verstopt liggen tussen mijn schriften en post-it stapeltjes. Maar onder deze oppervlakkige laag heb ik de touwtjes behoorlijk goed in handen. En als ik het overzicht dreig te verliezen, stel ik voor mezelf orde op zaken. Ik vergelijk het soms met de werken van één van mijn favoriete kunstenaars: Escher. Op het eerste gezicht is er overweldigende chaos, maar als je iets langer blijft kijken, zie je dat alles precies staat waar het hoort te staan.

De belangrijke zaken lopen bij mij niet in het honderd, omdat ik door een aantal kleine ingrepen een overzicht houd op wat er werkelijk toe doet. De truc is om afleidend ruis te verwijderen, en belangrijke zaken overzichtelijk te centraliseren. Hoe ik dit concreet doe? Dat lees je hier.

1. Je postvak handig indelen

Veel begint met een overzichtelijk ingedeeld postvak. Zoals veel mensen gebruik ik Outlook als vast e-mailprogramma. Daarin maak ik gebruik van de alom bekende ‘vlaggetjes’, voor mails die ik moet beantwoorden, maar waar ik nog het één en het ander voor moet uitzoeken, of niet meteen een pasklaar antwoord op heb. Mails die makkelijk te beantwoorden zijn, beantwoord ik meteen.

Nog veel overzichtelijker dan het gebruik van vlaggetjes, is het gebruik van extra mappen. Mijn Postvak In heb ik onderverdeeld in verschillende subcategorieën. Vanaf ik een mail heb beantwoord, of ik wil een geopende mail bewaren, sleep ik de betreffende mail meteen naar de juiste map. Zo kan ik achteraf makkelijk mijn mails terugvinden, en houd ik mijn Postvak In relatief leeg. De enige mails die in mijn Postvak In staan, zijn de mails die nog aandacht behoeven.

De categorieën die ik hanteer zijn onder andere de volgende:

• Administratie
• Congressen en lezingen
• Cursussen
• Externe contacten
• Financiën
• Helpdesk
• Ideeën
• Journals
• Scholen
• Vacatures
• Namen van personen waar ik vaak mee mail
• Namen van groepen personen
• Namen van projecten

Dit zijn relevante categorieën voor mijzelf, maar uiteraard verschilt de ideale indeling van persoon tot persoon en van job tot job.

2. Je uitschrijven op nieuwsbrieven

Nog een strategie die betrekking heeft tot de organisatie van de inbox, is het beperken van inkomende mail. De mailbox wordt sowieso al overladen door berichten, dus het is niet handig als er daar nog extra ruis bijkomt. Daarom probeer ik me meteen uit te schrijven op nieuwsbrieven die me niet langer interesseren. Merk ik dat ik een nieuwsbrief systematisch verwijder zonder die te openen, dan ga ik over tot uitschrijving. Elke oninteressante overbodige mail, is er één te veel. Want elke mail vraagt aandacht, of je het nu opent of niet.

Ik probeer de volgende nieuwsbrieven te elimineren:

• Nieuwsbrieven van nieuwssites (dit vermindert de kans op doelloos rondsurfen)
• Nieuwsbrieven van merken waarvan ik zelden iets koop (wegens niet relevant)
• Nieuwsbrieven van merken waar ik geregeld iets koop (in een poging geld te besparen)
• Nieuwsbrieven waar ik nooit om gevraagd heb (niet iedereen neemt het zo nauw met de gegevensbescherming)
• Nieuwsbrieven van sociale media (die check ik sowieso al vaker dan me lief is)

Op deze nieuwsbrieven blijf ik wel graag geabonneerd:

• Nieuwsbrieven van mijn favoriete blogs (en dan in het bijzonder het overzicht van Bloglovin’)
• Nieuwsbrieven van gedroomde designermerken om bij weg te zwijmelen (daar koop ik toch niet frequent, maar het is wel een opvrolijking van mijn dag)
• Nieuwsbrieven van productiviteitsapps (dit helpt me om ‘back on track’ te blijven)

3. Afval en overbodig papierwerk meteen weggooien

Mijn moeder verschilt op dit punt ongetwijfeld met me van mening, maar ik vind dat ik overbodige prullaria, irrelevant papierwerk en rondslingerend afval snel elimineer. Ja, er durft wel eens een boodschappenlijstje te blijven liggen (maar dat was om te tonen welke fantastische korting ik heb gehad!), en afrekeningen blijven een tijdje in mijn bureaulades liggen (maar dat is voor onkostennota’s!). Ook tijdschriften durf ik iets langer dan nodig te bewaren als ik mezelf heb overtuigd dat ik dat ene artikel nog eens wil lezen. Maar toch zal je bij mij weinig dingen aantreffen die zonder reden ruimte innemen. De dingen die ik wel bewaar hebben (voor mij toch) nog een duidelijk nut.

Ik heb ontdekt dat het belangrijk is om een afvalbak in de buurt van je werkplaats te hebben. Als je (in geval van thuiswerk) steeds naar de keuken moet, of (in geval van werk op een kantoor) steeds naar een centrale verzamelplaats moet lopen om een afvalbak te vinden, ga je zaken veel langer laten rondslingeren op je bureau.

Mijn tip is om gebruik te maken van een prullenbak waarin je je afval meteen kan scheiden. Als je aan je bureau zit heb je waarschijnlijk het vaakst te maken met papieren afval (brieven, gebruikte post-its, kladbladen, lijstjes, hand-outs van slides,…). Maar daarnaast heb je ook restafval en PMD, afkomstig van drankjes, tussendoortjes, of gebruikte kantoorbenodigdheden. Als je dit meteen op de geschikte plaats kan deponeren, blijft je werkplaats veel overzichtelijker.

4. Gebruik maken van een planner

Ik schreef al eerder artikelen over het gebruik van een planner. Sinds ik er een paar jaar geleden mee begonnen ben, ben ik er volledig verslingerd aan geraakt. Een planner fungeert voor mij zowel als een agenda, als een methode om mijn grotere levensdoelen in het oog te houden, als een verzamelplaats van creatieve hersenspinsels, als een to do list, en als een stok achter de deur.

Ik stort me nooit zomaar in grote projecten, zonder eerst een overzicht te maken van de belangrijkste taken. Daarvoor ga ik kijken hoeveel tijd ik nodig heb voor de verschillende onderdelen, en wanneer ik die het best kan inplannen. Belangrijk is dat je ook genoeg tijd overhoudt voor andere belangrijke zaken, en tegelijk een goede werk/ontspannings-balans vindt. Een planner met een maandoverzicht, weekoverzicht, en voldoende ruimte voor to do lijstjes is daarom voor mij van cruciaal belang. Er bestaan meerdere goede planners, maar ik maak al jaren gebruik van de Purpuz Planner.

Lees ook: redenen waarom je een planner moet gebruiken voor een groot project

5. Je harde schijf opruimen

Net zoals je bureau en je Postvak In kan volgeraken met afleidend materiaal, kan je harde schrijf ook een rommelig boeltje worden. Het is daarom raadzaam om van tijd tot tijd je harde schijf op te ruimen. Maak een logische mapstructuur voor je documenten, en haal er eventueel een externe harde schijf bij. Vergeet ook zeker niet om je foto’s logisch te ordenen. Zelf deel ik ze in op jaartal, en vervolgens op gebeurtenis of thema.

Neem een kijkje op je bureaublad, en zorg dat alle losse documenten in bovengenoemde mappenstructuur zijn opgenomen. Een volgestouwd bureaublad is het equivalent van een bureau vol rommel en losslingerende documenten.

Wil je dat je computer weer efficiënter gaat werken dankzij je opruimactie, dan doe je er goed aan om ook je prullenbak te legen en je computer te defragmenteren. Wil je hier graag mee aan de slag? Dan kan ik je makkelijk verder helpen. Ik schreef namelijk eerder al een volledig stappenplan uit om je harde schrijf op te ruimen.

6. Slecht schrijfmateriaal weggooien

Dit lijkt een triviaal puntje, maar het is een bron van onnodige frustratie en tijdsverlies: slecht schrijfmateriaal. Balpennen die niet meer schrijven, potloden die voortdurend afkraken, en lege markeerstiften, horen niet thuis op je werkplaats. Maak er een gewoonte van om slecht schrijfmateriaal meteen weg te gooien. Dan sta je niet tijdens een cruciaal telefoontje met een balpen in je hand met een schrijfbolletje dat weigert in beweging te komen. Dit is tevens het moment waarop de bovengenoemde afvalbak meteen van pas komt.

7. Losse ideeën verzamelen in één schriftje

Als je net zoals mij bent, dan komen er doorheen de dag meerdere ideeën of creatieve hersenspinsels in je op. Ik heb bijvoorbeeld geregeld nieuwe ideeën voor een blogpost, of er komt zomaar een interessante piste in me op voor een onderzoek waaraan ik bezig ben. Het is zonde als je een goed idee verloren laat gaan. Daarom schrijf ik dergelijke zaken bij voorkeur meteen op. Je kan ervoor kiezen om dit op losse blaadjes of op post-its te doen, maar ik raad je toch echt aan om dit op één centrale plaats te bundelen. Losse blaadjes hebben namelijk de vervelende eigenschap om ergens ondergesneeuwd te geraken.

Maak gebruik van een schriftje, een bullet journal, of van een goede planner om alle ideeën centraal te verzamelen. Ik heb zelf verschillende categorieën, waaronder ik mijn ideeën plaats. Verschillende ideeën zullen doorheen de tijd onbruikbaar blijken, maar geregeld zit er in je overzicht toch een puik idee dat je weer verder helpt. Eens je ideeën neergeschreven staan, blijven ze ook niet in je hoofd rondspoken. Dit zorgt op zijn beurt weer voor mentale rust.

Wat doe jij om een ‘opgeruimd’ gevoel te krijgen? Laat het zeker weten in een reactie!

Photo by Georgie Cobbs on Unsplash